Facture Airbnb : Comment l’obtenir ? Guide ultime 2025

La facture Airbnb vous file entre les doigts alors que vous en avez besoin pour une note de frais ou une déduction fiscale ? Entre le reçu de réservation, la facture des frais de service et celle de l’hôte, la confusion est fréquente, surtout pour les voyages d’affaires ou les locations professionnelles. Ce guide 2025 vous dévoile comment obtenir chaque document clé, avec des étapes simples pour les voyageurs et les hôtes, des modèles prêts à l’emploi, et des astuces pour gérer les cas complexes (TVA, erreurs, refus d’hôte). Maîtrisez enfin la facture Airbnb sans perdre des heures dans des démarches administratives.

1. Facture Airbnb : le guide complet pour ne plus jamais être perdu
2. La dualité des documents Airbnb : comprendre la différence fondamentale
3. Guide pour les voyageurs : obtenir votre facture Airbnb étape par étape
4. Le cas particulier des voyages d’affaires : optimiser vos notes de frais
5. Guide pour les hôtes : gérer vos obligations de facturation
6. Créer une facture d’hôte parfaite : mentions obligatoires et bonnes pratiques
7. Gérer les situations complexes et questions fréquentes (FAQ)
8. L’avenir de la facturation sur Airbnb et les outils pour vous simplifier la vie

En résumé

Obtenir une facture Airbnb dépend de votre rôle. Les voyageurs reçoivent automatiquement une facture des frais de service avec TVA, mais doivent solliciter l’hôte pour la facture du séjour complet (nuitées, ménage, taxe). Les hôtes, eux, sont légalement tenus de fournir ce document sur demande, notamment aux professionnels. Sans cette facture, vos notes de frais ou déductions fiscales risquent d’être invalidées. La distinction entre reçu, facture Airbnb et facture d’hôte est donc essentielle. En suivant les étapes expliquées dans ce guide, vous sécurisez vos justificatifs comptables et évitez litiges ou amendes.

Facture Airbnb : le guide complet pour ne plus jamais être perdu

Le casse-tête de la facture Airbnb : vous n’êtes pas seul

Imaginez : votre note de frais bloquée faute de facture Airbnb valide après un déplacement pro, ou un courrier de l’administration fiscale reçu en tant qu’hôte. Ces situations, des milliers de personnes les vivent. La confusion autour du document comptable valide est réelle, qu’on soit voyageur, hôte ou gestionnaire de déplacements professionnels.

Reçu, facture, justificatif de dépense… Des termes qui s’emmêlent. Un voyageur d’affaires peut perdre 30 % de son temps à chercher une facture. Un hôte néophyte risque des pénalités fiscales en omettant la TVA. En France, la TVA s’applique si des services annexes sont fournis (ménage, linge). En Allemagne, les règles de déclaration sont strictes. En Espagne, obtenir les bonnes mentions devient un parcours du combattant. Même en Belgique, où un voyageur privé se contente d’un reçu simplifié, les erreurs sont fréquentes.

Les enjeux sont multiples : notes de frais non remboursées, comptabilité incomplète, ou déclaration fiscale incorrecte. En 2024, 45 % des utilisateurs Airbnb ont eu des difficultés pour obtenir un document conforme. Les voyageurs d’affaires, 20 % des réservations, sont les plus touchés, leurs entreprises exigeant des justificatifs précis. Un hôte sur 3 ignore qu’il doit mentionner la taxe de séjour sur sa facture, même si Airbnb la collecte. Et pour les déplacements internationaux, le risque de confusion explose : un professionnel français en Allemagne doit intégrer le code fiscal allemand, tandis qu’en Italie, la TVA s’applique selon le type de prestation.

Pourquoi ce guide ultime 2025 est la solution à vos problèmes

Conçu comme référence, ce guide dissèque la facturation Airbnb. Découvrez les 6 différences entre le reçu et la facture. Le reçu ne mentionne pas la TVA, alors qu’une facture professionnelle doit l’inclure selon le pays du voyageur ou du bien. Suivez nos étapes pour générer votre document, que vous soyez voyageur ou hôte, et gérez les cas complexes (TVA, déductibilité, facturation multipays). Apprenez à distinguer les obligations légales : un hôte avec un SIRET doit émettre une facture si demandée, tandis qu’un particulier peut se contenter d’une note simplifiée.

Tout y est : où trouver la facture dans votre espace client ou l’appli, comment l’exporter en PDF, et son usage pour les notes de frais ou la comptabilité. Nous détaillons vos obligations légales en tant qu’hôte, avec des modèles concrets. Fini la confusion : ce guide deviendra votre allié. Vous saurez quand un reçu suffit ou une facture détaillée est nécessaire, comme en Italie où le code TVA est obligatoire pour les déplacements pros, contrairement à la Belgique pour un séjour privé. Vous découvrirez aussi comment éviter les erreurs qui coûtent cher : 40 % des redressements fiscaux contre les hôtes Airbnb proviennent d’une facturation incomplète. Avec ce guide, maîtrisez chaque étape, de la réservation à l’archivage numérique.

La dualité des documents Airbnb : comprendre la différence fondamentale

Reçu de réservation vs facture de frais de service : ce que Airbnb vous fournit vraiment

Le reçu de réservation, accessible via l’espace « Voyages » ou les emails de confirmation, résume le montant total payé (nuitées, frais de ménage, taxe de séjour, frais de service). Cependant, ce document n’a qu’une valeur de preuve de paiement, sans mentions légales obligatoires comme la TVA ou les coordonnées fiscales. En revanche, la facture de frais de service, émise par Airbnb, concerne uniquement la commission de la plateforme (14 à 16 % du prix de base). Elle inclut la TVA et est indispensable pour les voyageurs d’affaires souhaitant récupérer cette taxe. Cette facture justifie les coûts liés à l’utilisation de la plateforme, mais ne couvre pas le logement.

Airbnb agit ici en intermédiaire de paiement, non en vendeur du séjour. La facture de frais de service permet donc de justifier les coûts liés à la commission, mais pas le logement. Cela implique que les voyageurs d’affaires doivent impérativement demander une facture à l’hôte pour couvrir le montant total. La structure des frais (partagés ou intégrale) détermine si deux documents sont nécessaires (en cas de partage) ou un seul (en tarification simplifiée). Cette distinction est cruciale pour les entreprises utilisant Airbnb for Work.

La facture de l’hôte : le document clé pour votre comptabilité

La facture de l’hôte est indispensable pour les déductions fiscales ou les notes de frais professionnelles. Contrairement à une idée répandue, Airbnb ne la fournit pas : seul l’hôte, en tant que vendeur du séjour, peut l’émettre. Elle inclut les nuitées, frais de ménage, taxe de séjour et prestations annexes (ex. petit-déjeuner). Pour les voyageurs d’affaires, elle est obligatoire pour justifier les dépenses. En absence de ce document, une note simplifiée peut suffire pour les particuliers, mais les entreprises doivent systématiquement obtenir une facture légale.

Les obligations légales imposent à l’hôte de fournir cette facture si le client est un professionnel, ou sur demande pour un particulier. Les mentions obligatoires incluent la date, les coordonnées des parties, le détail des prestations (quantité, prix unitaire, désignation), le montant HT/TTC. Si l’hôte est assujetti à la TVA (cas des locations incluant au moins trois des quatre services suivants : petit-déjeuner, linge fourni, nettoyage durant le séjour, réception), le taux applicable (10 % pour la location, 20 % pour les services annexes) doit figurer. Sinon, la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » s’impose. Le non-respect de ces règles expose l’hôte à des amendes pouvant atteindre 75 000 €.

Tableau comparatif des documents Airbnb

Le tableau ci-dessus illustre les différences clés. Le reçu sert de preuve de paiement, la facture de frais de service justifie la TVA sur la commission, mais seule la facture de l’hôte intègre l’ensemble des coûts. Pour les voyageurs d’affaires, elle est essentielle pour les déductions fiscales. Les hôtes doivent respecter les normes légales, notamment pour l’affichage de la taxe de séjour sur la facture. En cas de litige, elle constitue la preuve juridique de la transaction.

Guide pour les voyageurs : obtenir votre facture Airbnb étape par étape

Trouver votre reçu et votre facture Airbnb de frais de service sur le site web

Pour obtenir votre facture Airbnb via le site web, connectez-vous à votre compte. Cliquez sur votre photo de profil, puis sélectionnez « Voyages ». Retrouvez la réservation souhaitée dans la section « Terminés » si elle est passée.

Une fois la réservation sélectionnée, accédez aux « Détails du paiement ». Cherchez le lien « Obtenir le reçu ». Ce document affiche les frais de service, les taxes, ainsi que les détails de votre réservation.

Si la TVA s’applique, un lien « Afficher la facture avec TVA » apparaît sous les frais de service. Cliquez dessus pour télécharger la facture au format PDF. Notez que cette facture est disponible uniquement pour les 6 derniers mois. Elle inclut des informations comme le numéro d’identification fiscale d’Airbnb, les dates de réservation et de séjour, le montant HT, les taxes applicables, et le total TTC.

Les frais de service couvrent les coûts liés à l’utilisation de la plateforme, comme le traitement des paiements et l’assistance 24h/24. Airbnb applique généralement une commission de 14,1 % à 16,5 % sur le prix de la location, avant taxes. Ce pourcentage varie en fonction de la durée du séjour et des frais supplémentaires. La TVA s’applique uniquement dans certains pays, comme l’Union européenne, et est absente pour les voyageurs avec numéro de TVA renseigné.

Accéder à vos documents depuis l’application mobile Airbnb

L’accès à vos reçus et factures est également possible via l’application mobile Airbnb. Ouvrez l’onglet « Voyages » et trouvez la réservation concernée. Appuyez dessus pour afficher les détails.

Descendez jusqu’à la section de paiement et sélectionnez « Reçu et détails du paiement ». Vous y trouverez un résumé des frais de service et un lien vers la « Facture avec TVA ». Cependant, le téléchargement au format PDF est plus pratique depuis un ordinateur. Sur mobile, utilisez l’option d’impression en choisissant « Enregistrer sous PDF » pour conserver une copie.

Si vous préférez obtenir la facture par e-mail, vérifiez le message de confirmation envoyé après la réservation. Sous les frais de service, un lien vers la facture avec TVA est disponible. Ce lien vous redirige directement vers le document à télécharger. Vérifiez vos spams si le courrier n’apparaît pas sous 24h.

Pour les voyages d’affaires, ajoutez votre numéro de TVA dans votre compte Airbnb. Cela permet d’éviter la TVA sur les frais de service. Pour cela, allez dans la section « Taxes » et renseignez votre numéro d’identification fiscale. Une fois validé, le document affichera automatiquement « TVA non applicable » si votre numéro est vérifié. Cette étape est essentielle pour les entreprises souhaitant récupérer la TVA.

Comment demander la facture complète à votre hôte ?

La facture Airbnb pour le logement est émise par l’hôte, car Airbnb agit uniquement comme intermédiaire. Pour l’obtenir, contactez votre hôte via la messagerie Airbnb dès la fin du séjour. Voici un modèle de message à utiliser :

1. « Bonjour [Nom de l’hôte], j’espère que vous allez bien. »
2. « Je vous contacte concernant notre séjour du [Date d’arrivée] au [Date de départ]. »
3. « Pour des raisons comptables, une facture détaillée est nécessaire, incluant les nuits, le ménage, la taxe de séjour, et autres services. »
4. « Merci de préciser votre nom, mon nom, les dates du séjour, les prestations, le montant total, et la mention « TVA non applicable » si nécessaire. »
5. « Je vous remercie par avance pour votre réponse rapide. »

Une facture d’hôte doit inclure des mentions obligatoires : vos coordonnées, celles de l’hôte, les dates du séjour, le détail des prestations, le montant total et les taxes. La taxe de séjour doit apparaître séparément. Si l’hôte est un professionnel, incluez son numéro SIRET et la forme juridique de son activité (auto-entrepreneur, EURL, etc.).

Si l’hôte ne fournit pas de facture dans les 7 jours suivant la demande, sachez qu’elle est obligatoire pour les professionnels. Pour un particulier, une simple note suffit, mais la demande d’une facture doit être honorée. Le non-respect peut entraîner une amende de 75 000 €. En cas de non-réponse, signalez le problème via l’hôte dans votre espace Airbnb.

Une fois les deux factures obtenues (Airbnb pour les frais de service et l’hôte pour le logement), vous pourrez justifier vos dépenses pour votre entreprise. Conservez-les au format PDF ou imprimé pour vos dossiers comptables. Utilisez des outils comme Google Drive ou des logiciels de gestion des dépenses (Expensify, QuickBooks) pour les organiser par voyage et générer des rapports mensuels.

Le cas particulier des voyages d’affaires : optimiser vos notes de frais

Airbnb for Work : des fonctionnalités dédiées mais des limites

Airbnb for Work propose un tableau de bord administrateur pour configurer des modes de paiement par équipe et suivre les dépenses professionnelles. Les entreprises peuvent utiliser une carte de crédit partagée pour simplifier le paiement des séjours, tout en générant des rapports détaillés depuis le tableau de bord.

L’intégration avec Concur TripLink permet aux voyageurs de synchroniser automatiquement leurs reçus, réduisant les erreurs et le temps de gestion des notes de frais.

Toutefois, Airbnb for Work ne résout pas la séparation des factures. Un voyageur d’affaires doit toujours récupérer deux documents : la facture d’Airbnb pour les frais de service et celle de l’hôte pour les nuitées, taxes et services annexes.

Gérer les noms sur la facture Airbnb : une astuce pour les groupes et les notes de frais

La facture de frais de service Airbnb est émise au nom du titulaire du compte, sans possibilité de modification. Les voyageurs professionnels doivent donc demander à l’hôte d’inscrire le nom et l’adresse de l’entreprise sur sa facture, seule solution pour un document conforme.

Il est crucial de distinguer le « prénom d’usage » sur le profil Airbnb du « nom officiel » requis pour les documents fiscaux. Pour les groupes, désignez un seul contact pour la réservation et précisez à l’hôte les noms exacts à inclure sur la facture.

Stratégies pour une comptabilité d’entreprise sans faille

Pour une comptabilité rigoureuse, agrafez ou fusionnez les deux documents : facture Airbnb (frais de service) et facture de l’hôte (reste du montant). En cas de contrôle, expliquez cette double facturation, spécifique au modèle économique d’Airbnb.

Utilisez des outils de gestion des notes de frais permettant d’attacher plusieurs justificatifs à une même dépense. Pour la TVA, la majorité des loueurs non assujettis doivent mentionner « TVA non applicable, article 293 B du CGI« , sauf si trois services sont inclus (petit-déjeuner, nettoyage en séjour, linge, réception).

Les hôtes avec SIRET doivent fournir une facture détaillée si le client est un professionnel. La taxe de séjour doit figurer sur la facture de l’hôte, soit séparément (en réel), soit avec la mention « forfaitaire comprise ».

Guide pour les hôtes : gérer vos obligations de facturation

Télécharger vos factures de frais de service Airbnb (individuelles ou en masse)

Pour récupérer vos factures de frais de service Airbnb, connectez-vous à votre compte hôte via un ordinateur. Cliquez sur le menu Aujourd’hui > Réservations. Dans la section Réservations terminées, trouvez la réservation concernée. Cliquez sur les trois points à côté de celle-ci, puis sélectionnez l’option Facture avec TVA. Pour un téléchargement en masse, utilisez la fonction Exporter depuis le même écran. Sélectionnez le format souhaité (CSV ou PDF) et le mois d’intérêt. Notez que cette fonctionnalité ne couvre que les réservations des 6 derniers mois, selon les indications officielles d’Airbnb.

Les factures générées incluent les frais de service facturés par Airbnb à l’hôte. Elles sont essentielles pour justifier vos dépenses professionnelles si vous êtes en régime réel. Cependant, ces documents ne couvrent pas le montant total perçu (nuits, ménage, taxe de séjour), que vous devez facturer séparément à vos voyageurs. Par exemple, un client professionnel devra recevoir deux documents : l’un d’Airbnb pour les frais de service, et le vôtre pour le reste. Cette double facturation évite les litiges fiscaux. Pour les fichiers CSV, privilégiez-les pour une intégration directe dans un logiciel comptable, tandis que les PDF restent utiles pour l’archivage physique. Conservez ces documents au moins 3 ans pour répondre aux contrôles fiscaux ou aux audits.

L’importance du numéro de TVA dans votre compte hôte Airbnb

Si vous êtes un hôte professionnel avec un statut fiscal (micro-entrepreneur, LMNP), ajoutez votre numéro de TVA dans votre compte Airbnb. Rendez-vous dans Compte > Paiements et versements > Taxes. Cette étape permet à Airbnb d’appliquer correctement la TVA sur ses propres frais de service et de mentionner votre numéro sur les factures émises. Attention : cette modification n’affecte que les factures futures.

En France, la plupart des loueurs en meublé ne sont pas assujettis à la TVA. Dans ce cas, mentionnez « TVA non applicable, article 293 B du CGI » sur vos propres factures. Toutefois, si votre hébergement inclut au moins trois des prestations suivantes (petit-déjeuner, nettoyage durant le séjour, fourniture du linge, ou service de réception), vous devenez redevable de TVA à 10 % sur le loyer et 20 % sur les services annexes. Par exemple, un hôte proposant petit-déjeuner, linge et ménage quotidien devra appliquer ces taux. Omettre cette mention expose à des pénalités fiscales. Pour la taxe de séjour, distinguez son intégration dans la facture : en régime réel, listez-la en ligne séparée ; en régime forfaitaire, précisez « taxe de séjour forfaitaire incluse ». Ces détails préviennent les redressements.

L’obligation légale d’émettre une facture Airbnb pour chaque séjour

En tant qu’hôte, vous devez fournir une facture au voyageur dans deux cas : si celui-ci en fait la demande explicite ou si le client est un professionnel. Cette obligation légale découle du code de commerce et peut entraîner des amendes allant jusqu’à 5 000 € en cas de non-respect. Pour les particuliers ne demandant pas de facture, une note suffit. Elle doit inclure la date, vos coordonnées, celles du client, le détail des prestations et le montant total. Par exemple : « Séjour du 10 au 15 août 2025, 3 voyageurs, appartement à Bordeaux, 6 nuits à 150 €, taxe de séjour 3 €/pers/jour, total 954 € ».

La facture doit respecter des mentions obligatoires : votre SIREN/SIRET, l’adresse du logement, les dates du séjour, la liste des services (taxe de séjour incluse), les montants HT/TTC, et le taux de TVA applicable. En cas de TVA, détailler le calcul (ex : 10 % sur le loyer, 20 % sur les services annexes). Omettre ces éléments peut annuler vos droits fiscaux, comme à Paris où une mauvaise facturation bloque les déductions. En 2025, les contrôles s’intensifient : plus de 1 800 vérifications ont été réalisées à Paris en 2024, avec 900 sanctions. Une gestion rigoureuse de vos documents est donc cruciale. Pour les hôtes non professionnels, une attestation de location peut suffire pour justifier un revenu locatif, mais elle ne remplace pas une facture légale en cas de demande professionnelle. En 2025, les plateformes transmettent vos revenus bruts aux impôts, rendant toute omission risquée. Une facturation rigoureuse devient donc un pilier de votre activité.

Créer une facture d’hôte parfaite : mentions obligatoires et bonnes pratiques

Les mentions légales obligatoires sur votre facture Airbnb

Une facture Airbnb pour un hôte doit inclure des éléments précis pour garantir sa validité fiscale. Omettre une mention peut causer des problèmes juridiques ou fiscaux. Voici une checklist indispensable :

• Votre identité : Nom complet, prénom, adresse postale ou dénomination sociale si vous êtes une entreprise. L’adresse du siège social est obligatoire pour les démarches fiscales et la transparence.
• Votre numéro d’identification : Numéro SIREN ou SIRET. Si vous êtes auto-entrepreneur, ajoutez « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Le SIRET est également nécessaire pour les déclarations de taxe de séjour.
• Les informations du client : Nom et adresse postale du voyageur, prélevés depuis la réservation Airbnb. Ces données sont essentielles pour les justificatifs professionnels.
• Le numéro de facture : Unique et chronologique (ex: 2025-001) pour éviter les doublons. La numérotation doit être continue et ininterrompue.
• La date d’émission de la facture : Date de génération, distincte de celle du paiement. Cette mention est cruciale pour les déclarations de TVA.
• Le détail de la prestation : Période de réservation, prix par nuit, sous-total des nuitées, et frais annexes (ménage, linge, etc.). Une description claire limite les malentendus.
• Le montant total HT et TTC : Si soumis à la TVA, détailler les deux montants. Pour les régimes exonérés, mentionner « TVA non applicable ». Cette distinction évite les erreurs comptables.
• Le taux de TVA applicable : À préciser même en cas de taux de 0%, avec le montant total de TVA. Par exemple, un logement classé en résidence de tourisme peut appliquer un taux réduit à 10%.

Une facture claire protège l’hôte et le voyageur en cas de litige. Ces mentions servent de preuve légale. Par exemple, l’absence de numéro SIRET peut entraîner une invalidation fiscale, tandis qu’une omission de la taxe de séjour (si collectée manuellement) expose l’hôte à des pénalités.

Gérer la TVA et la taxe de séjour sur votre facture Airbnb

La TVA et la taxe de séjour sont deux sujets complexes pour les hôtes Airbnb. Voici les règles à suivre pour éviter les erreurs.

Concernant la TVA, deux scénarios majeurs existent :

• Les micro-entrepreneurs en franchise de base sont exonérés de TVA, mais doivent mentionner « TVA non applicable » sur la facture. Cette mention est obligatoire même avec un montant nul.
• Les régimes réels (soumis à la TVA) doivent appliquer le taux standard (20% en France) ou des taux réduits (10% ou 5,5% selon les services). Pour être assujetti, proposez au moins 3 des 4 services suivants : linge de maison, ménage régulier, service de réception, petit-déjeuner. Ces services « para-hôteliers » déclenchent l’obligation de facturer la TVA.

Les obligations de facturation incluent le numéro de TVA, le taux appliqué, et le montant HT/TTC. Pour les régimes réels simplifiés, les déclarations sont annuelles. En régime classique, elles sont mensuelles. Par exemple, un hôte en régime réel avec un chiffre d’affaires élevé doit déclarer chaque mois les recettes Airbnb.

Concernant la taxe de séjour, Airbnb la collecte automatiquement depuis 2020 pour les non-professionnels. Si cette fonctionnalité est activée sur votre compte, ne l’ajoutez pas sur votre facture. En revanche, si vous gérez cette taxe manuellement (cas rares), incluez-la comme ligne séparée avec le taux appliqué. Selon les directives du portail de l’Économie, les taux varient selon le classement du logement (ex: 1 à 5% pour les meublés non-classés). Par exemple, un logement non classé à Paris pourrait appliquer une taxe de 3% du prix par nuit et par personne.

Une erreur fréquente est de confondre les deux taxes. Règle d’or : la TVA s’applique à votre activité, la taxe de séjour est reversée aux municipalités. Si Airbnb collecte la taxe, vérifiez votre statut dans l’onglet « Réglementations » de votre compte. Une mise à jour prend 24h maximum. En cas de doute, contactez la mairie pour confirmer les taux locaux.

Modèles et outils pour générer vos factures facilement

Plusieurs solutions existent pour automatiser la création de factures conformes. Voici une sélection éprouvée :

• Henrri : Logiciel gratuit avec numérotation automatique. Idéal pour les débutants, il permet d’exporter les factures au format PDF et d’envoyer des rappels en cas de retard.
• QuickBooks : Solution payante avec intégration de la TVA, génération de PDF, et synchronisation avec les systèmes PMS. Il inclut aussi un module de gestion des avoirs en cas de remboursement.
• Lodgify : Logiciel de gestion de location saisonnière avec facturation automatique. Compatible avec les obligations fiscales françaises, il génère des rapports mensuels pour simplifier les déclarations.
• Modèles Excel/Google Sheets : Bon marché mais nécessitent une vigilance accrue pour la numérotation et les taux de TVA. Des modèles pré-remplis avec formules de calcul sont disponibles en ligne.

Pour les hôtes multi-propriétés, les logiciels comme Gîte et Bien ou Amenitiz proposent des fonctionnalités avancées : édition d’avoirs, envoi automatique par email, et modèles personnalisables avec logo. Ces outils intègrent aussi des modèles pré-remplis avec mentions légales, ce qui gagne du temps.

Une astuce pour gagner du temps : utilisez un logiciel synchronisant vos réservations Airbnb avec le système de facturation. Cela évite les erreurs humaines et garantit une conformité fiscale. Par exemple, Gîte et Bien génère automatiquement des factures avec les taux de TVA adaptés et la mention « TVA non applicable » pour les régimes exonérés. Il permet aussi d’éditer des factures pro forma avant validation.

Enfin, vérifiez toujours que votre outil respecte la numérotation incrémentale des factures. C’est une obligation légale pour éviter les fraudes. Les logiciels professionnels (comme QuickBooks) gèrent cette règle automatiquement, limitant les risques de non-conformité. Certains outils, comme Gîte et Bien, incluent même un « grand livre des factures » pour suivre toutes les émissions sur l’année.

Gérer les situations complexes et questions fréquentes (FAQ)

Que faire si l’hôte ne répond pas ou refuse de fournir une facture ?

Pour les voyageurs d’affaires ou les entreprises nécessitant une facture justificative, l’absence de réponse de l’hôte peut poser problème. Voici une approche progressive :

1. Relance cordiale : Envoyez un second message via la messagerie Airbnb, en expliquant votre besoin de facture pour des raisons comptables ou fiscales. Exemple : « Bonjour [Nom], je fais suite à ma demande de facture pour notre séjour du [dates]. Pourriez-vous me la transmettre pour valider ces frais professionnels ? »
2. Rappel de l’obligation légale : Si pas de réponse sous 72 heures, envoyez un troisième message. Citez l’article L441-9 du Code de commerce obligeant les prestataires à émettre des factures. Exemple : « Conformément à la loi, vous êtes tenu de fournir une facture pour toute prestation facturée. Ce document est indispensable pour ma déclaration de frais professionnels. »
3. Contacter le service client : En cas de blocage, sollicitez le support d’Airbnb via ce lien. Bien que la plateforme ne puisse contraindre l’hôte, elle peut faciliter une médiation. Exemple de demande : « Je dois obtenir une facture pour une réservation professionnelle. L’hôte ne répond pas. Pouvez-vous m’aider à établir un contact officiel ? »
4. Solution de repli : En dernier recours, combinez le reçu de paiement Airbnb et l’historique des échanges avec l’hôte. Ce document, validé par votre comptabilité, pourra servir de justificatif partiel. Exemple : joignez le reçu Airbnb, vos échanges avec l’hôte, et une note interne expliquant vos démarches, tamponnée par votre responsable comptable.

Ma facture contient une erreur, comment la corriger ?

Deux types de factures peuvent présenter des incohérences : celle d’Airbnb (frais de service) et celle de l’hôte (séjour). Voici les solutions adaptées :

• Facture de frais de service Airbnb : Impossible de modifier une facture déjà émise. Vérifiez vos coordonnées personnelles (nom, adresse, TVA) avant de valider votre réservation. Conseil : les voyageurs professionnels peuvent créer un profil dédié avec leurs coordonnées professionnelles et leur TVA intracommunautaire.
• Facture de l’hôte : L’hôte peut émettre une facture rectificative. Contactez-le en précisant l’erreur (nom, adresse, montants) et demandez une mise à jour :

• Erreur de nom/adresse : Transmettez vos coordonnées exactes en majuscules d’imprimerie. Exemple : « Veuillez corriger mon adresse : 123 RUE DE PARIS 75000 PARIS FRANCE (et non 123 RUE PARIS 75000 PARIS FRANCE). »
• Oubli d’une prestation : Si un service payant (comme un lit bébé) manque, demandez l’ajout d’une ligne détaillée. Exemple : « La prestation ‘lit bébé’ facturée 20€ n’apparaît pas sur votre facture N°ABCD123. Pouvez-vous m’adresser une version corrigée ? »
• Montant incorrect : Faites référence au récapitulatif de réservation pour justifier la somme versée. Exemple : « Selon mon reçu Airbnb, j’ai payé 150€ (nuitées) + 30€ (ménage) + 10€ (taxe de séjour) = 190€. Or votre facture mentionne 180€. Pouvez-vous rectifier ? »

Autres questions fréquentes sur la facturation Airbnb

Où trouver une facture pour une réservation annulée ? Même en cas d’annulation, une facture est générée si des frais non remboursables ont été appliqués. Rendez-vous dans la section « Factures » de votre compte Airbnb pour les consulter. Si l’hôte a appliqué des frais d’annulation, vérifiez qu’ils sont détaillés dans un document séparé.

La facture est-elle disponible en d’autres langues ou devises ? Elle s’adapte automatiquement à la langue et à la devise de votre compte. Pour les factures de l’hôte, vérifiez directement avec lui. Conseil : activez la version anglaise de votre compte Airbnb et choisissez l’euro comme devise principale pour faciliter la lecture internationale.

Comment justifier les dépenses pour une location de résidence secondaire ? Appliquez les mêmes règles que pour une résidence principale. Conservez toutes les factures émises par l’hôte et Airbnb pour les déclarations fiscales. Exemple : archivez vos documents dans un dossier « Location Airbnb 2025 » avec vos déclarations de revenus locatifs (formulaire 2044 ou 2042 C PRO selon votre régime).

Comment obtenir une facture en format PDF modifiable ? Depuis votre espace client Airbnb, les factures sont fournies en PDF non modifiable. Pour les adapter à vos systèmes comptables, utilisez un convertisseur PDF-Excel comme Adobe Acrobat Pro ou des outils en ligne gratuits (Smallpdf, Soda PDF). Vérifiez que les montants restent identiques après conversion.

Existe-t-il un modèle standard de facture Airbnb ? Airbnb ne fournit pas de modèle personnalisable, mais les hôtes peuvent s’inspirer du format suivant :
1) En-tête avec logo de l’hôte (si applicable)
2) Mention « Facture N°2025-045 » + date d’émission
3) Coordonnées de l’hôte (nom, adresse, SIRET, TVA si applicable)
4) Coordonnées du voyageur
5) Détails du séjour (dates, adresse du logement, code de réservation)
6) Lignes détaillées (nuitées, ménage, taxe de séjour)
7) Total TTC
8) Délais de paiement
9) Coordonnées bancaires de l’hôte

Quelles sont les obligations légales des hôtes concernant la facturation ? Les hôtes doivent respecter le Code de commerce (article L441-9) et le Code général des impôts (article 289 du CGI). Cela inclut :
– Mention du numéro SIRET
– Précision « TVA non applicable, article 293 B du CGI » pour les non-assujettis
– Détail des taxes perçues
– Indication du montant TTC
– Conservation des factures pendant 10 ans
Le non-respect peut entraîner une amende jusqu’à 75 000 €.

L’avenir de la facturation sur Airbnb et les outils pour vous simplifier la vie

Vers une automatisation de la facturation pour les hôtes ?

Face aux contraintes administratives, les hôtes Airbnb adoptent des outils comme Your.Rentals ou Hostaway pour automatiser la facturation. Ces plateformes synchronisent les réservations avec des logiciels comptables (QuickBooks, Ximplify) et génèrent des documents fiscaux, réduisant le temps de gestion et les erreurs. Les systèmes PMS (Property Management Systems) intègrent une facturation centralisée, la gestion des disponibilités et des prix dynamiques. Des outils comme PriceLabs ajustent automatiquement les tarifs en fonction de la demande et des événements locaux, pouvant augmenter les revenus de 20 à 30 %.

Les conciergeries professionnelles prennent en charge la gestion locative, incluant la création de factures, le ménage et l’accueil. Ce service, bien que payant, libère l’hôte de ces tâches. Des solutions comme des conciergeries incluent également la vérification des profils des voyageurs, la gestion des clés et des assurances complémentaires. Leur modèle économique repose souvent sur une commission (dès 20 % des revenus générés), détaillée dans un contrat précisant les services inclus.

Sécuriser et archiver vos documents comptables

Les factures Airbnb doivent être conservées 10 ans pour les activités professionnelles. Les coffres-forts numériques comme MyArkevia offrent un stockage sécurisé avec chiffrement AES-256, conformité RGPD et garantie de conservation pendant 50 ans. Ces plateformes facilitent la recherche de documents (contrats, quittances, attestations d’assurance) via des filtres et métadonnées. Elles permettent aussi de partager des fichiers avec des tiers (comptables, avocats) en contrôlant les accès.

En combinant automatisation et stockage sécurisé, la gestion des factures Airbnb devient fluide. Outils spécialisés et services de conciergerie transforment une obligation en processus fiable, tout en assurant la conformité légale et fiscale. Ces solutions sont particulièrement utiles pour les hôtes gérant plusieurs biens ou souhaitant éviter les risques de sanctions liés à la perte de justificatifs. La clé est de choisir des outils adaptés à l’échelle de son activité et à ses besoins spécifiques.

La facture Airbnb, souvent source de confusion, n’a plus de secrets grâce à ce guide complet. Entre la distinction des documents, les démarches pour voyageurs et hôtes, et les outils d’automatisation, maîtriser la facturation est désormais accessible. Une collaboration claire et une bonne organisation restent essentielles face à l’évolution constante de la plateforme.

FAQ sur la facture Airbnb

Comment obtenir une facture Airbnb ?

Pour obtenir une facture Airbnb, il faut distinguer deux documents essentiels. La première facture provient d’Airbnb et concerne ses frais de service (généralement entre 14,1% et 16,5% du prix total). Elle est automatiquement générée et accessible via votre espace « Voyages » sur le site ou l’application. La seconde facture, qui inclut le coût total du séjour, doit être émise par l’hôte. Pour cela, il est nécessaire de contacter directement le propriétaire via la messagerie Airbnb en précisant vos coordonnées et vos besoins (nom de l’entreprise, numéro de TVA, etc.). En France, tout hôte professionnel ou particulier louant régulièrement est tenu de fournir cette facture sur demande.

Comment s’assurer que la facture Airbnb soit à mon nom ?

Pour que la facture Airbnb corresponde à vos informations, deux cas de figure se présentent. La facture des frais de service émise par Airbnb est automatiquement au nom du titulaire du compte ayant réservé. Pour la facture détaillée du séjour, c’est à vous de préciser à l’hôte les coordonnées à inclure (nom personnel ou professionnel, adresse, numéro de TVA si applicable). Cela doit être fait avant ou juste après la réservation pour éviter les oublis. En cas de voyage d’affaires, mentionnez explicitement le nom de l’entreprise et l’adresse administrative pour garantir la conformité fiscale.

Comment obtenir une facture avec TVA pour des frais Airbnb ?

Airbnb génère une facture avec TVA uniquement pour ses frais de service si votre compte ou celui de l’hôte inclut un numéro de TVA valide. Pour l’obtenir, connectez-vous à votre compte, rendez-vous dans « Voyages », sélectionnez la réservation, puis téléchargez le document dans « Détails du paiement« . Concernant la facture de séjour, si vous êtes un hôte assujetti à la TVA, vous devez l’appliquer sur le montant de la location (généralement 10% en France) et les services annexes (20% pour le ménage, par exemple). N’oubliez pas d’ajouter la mention légale « TVA non applicable, article 293 B du CGI » si vous êtes en franchise de TVA.

Comment télécharger un reçu PDF depuis une réservation Airbnb ?

Pour télécharger un reçu PDF, connectez-vous à votre compte Airbnb, allez dans l’onglet « Voyages », sélectionnez la réservation souhaitée, puis cliquez sur « Détails du paiement ». Sous la rubrique « Frais de service », vous trouverez un lien « Afficher la facture avec TVA » qui permet de générer un PDF. Sur l’application mobile, le processus est similaire : accédez à « Voyages », choisissez la réservation, puis « Reçu et détails du paiement« . Notez que ce document est un justificatif de paiement, pas une facture comptable complète.

Airbnb génère-t-elle des factures pour les séjours ?

Airbnb n’émet pas de facture unique couvrant l’intégralité du séjour. Elle fournit uniquement deux documents : un reçu de réservation (preuve de paiement) et une facture pour ses frais de service (avec TVA si applicable). La facture complète, incluant nuitées, ménage et taxe de séjour, est l’entière responsabilité de l’hôte. En tant que voyageur, vous devez donc solliciter ce document via la messagerie Airbnb, en spécifiant vos besoins (particulier ou professionnel). Les hôtes sont légalement obligés de répondre à cette demande sous peine d’amendes.

Comment télécharger une facture Airbnb depuis une réservation ?

Pour les frais de service, la facture est téléchargeable via votre compte Airbnb, dans la section « Voyages » > « Détails du paiement » > « Afficher la facture avec TVA ». Pour la facture de séjour, aucun bouton de téléchargement n’existe sur la plateforme. Il faudra la demander à l’hôte par message, en précisant vos attentes (format PDF, détails à inclure, etc.). Certains logiciels de gestion locative, comme MyArkevia, permettent aux hôtes de générer automatiquement ces documents, facilitant ainsi les échanges avec les voyageurs.

Airbnb applique-t-elle la TVA sur ses factures ?

Oui, Airbnb applique la TVA sur ses frais de service si les données fiscales du compte sont complétées (numéro de TVA). Pour les hôtes, la TVA s’applique uniquement si vous êtes assujetti (ex : 10% sur la location, 20% sur les services). Dans ce cas, vos factures doivent inclure le taux et le montant de la TVA déduite. Si vous êtes en franchise de TVA, la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » est obligatoire. Pour les voyageurs, vérifiez que la facture d’Airbnb inclut bien ces éléments si vous avez fourni votre numéro de TVA.

Est-il possible d’obtenir un reçu Airbnb pour une réservation ?

Oui, un reçu est automatiquement généré par Airbnb dès la confirmation de la réservation. Pour y accéder, connectez-vous à votre compte, allez dans « Voyages », sélectionnez la réservation, puis « Détails du paiement ». Ce document, au format PDF, récapitule le montant total payé (nuitées, frais de service, taxes). Bien qu’il serve de preuve de paiement, il ne remplace pas une facture fiscalement valable. Pour une note de frais professionnelle, combinez-le avec la facture de l’hôte.

Comment créer une facture pour une location saisonnière via Airbnb ?

Une facture Airbnb doit inclure des mentions obligatoires : vos coordonnées (nom, SIREN/SIRET), celles du voyageur, le descriptif du séjour (dates, prix par nuit, frais annexes), le montant TTC, la TVA (si applicable), et la taxe de séjour. Si vous collectez la taxe au réel, elle doit figurer en ligne séparée. Si elle est forfaitaire, précisez « taxe forfaitaire incluse ». Utilisez des outils comme QuickBooks ou des modèles Excel pour automatiser la génération. En cas de litige, une conciergerie professionnelle peut vous accompagner dans la création de documents conformes.